Politique de confidentialité - Buck

Chez Buck, nous avons pris l’engagement de respecter votre vie privée et de protéger les données personnelles vous concernant. La présente politique de confidentialité énonce comment nous recueillons, utilisons et communiquons les données personnelles que nous recevons lorsque vous visitez ce site Web, utilisez nos services ou communiquez avec nous, tant sur ce site Web que hors ligne, en tant que client commercial ou potentiel ou lorsque vous voulez obtenir des renseignements généraux.

Il est important que vous lisiez la présente politique de confidentialité afin de bien comprendre comment et pourquoi nous utilisons les données vous concernant.

Cette politique de confidentialité ne s’applique pas aux données personnelles sur nos employés ou aux pratiques de recrutement des candidats. Veuillez consulter les autres avis de confidentialité se rapportant à ces activités.

À propos de nous

La présente politique de confidentialité est publiée au nom du groupe de sociétés Buck indiquées ci-dessous (« Buck », ou « nous », « notre » ou « nos »).

Buck est régie par le règlement général sur la protection des données qui s’applique dans toute l’Union européenne (y compris au Royaume-Uni). Lorsqu’elle traite vos données personnelles, Buck a, en tant que « responsable du traitement », la responsabilité de ces données personnelles aux fins de ce règlement.

Buck fournit des conseils actuariels, des services d’administration de régimes de retraite et d’administration de régimes d’actionnariat, des conseils en placement, des services de courtage d’assurance et des services technologiques par l’intermédiaire des sociétés Buck indiquées ci-après :

Conseillers Buck Limitée (numéro de société 1615055), siège social au 20 Wood Street, London EC2V 7AF;
Buck Consultants (Administration & Investment) Limited (numéro de société 01034719), siège social au 20 Wood Street, London EC2V 7AF;
Buck Consultants (Healthcare) Limited (numéro de société 172919), siège social au 20 Wood Street, London EC2V 7AF;
Buck Consultants Shareplan Trustees Limited (numéro de société 926625), siège social au 20 Wood Street, London EC2V 7AF;
Buck Consultants (Administration & Investment) Limited London, Sucursala Iasi (numéro de société J22/260/02.02.2016), siège social au 7B-7C Palas Street, United Business Center, 3 Building C1, 5^th Floor Iasi, Roumanie;
ACS HR Solutions Share Plan Services (Guernsey) Limited (numéro de société 47785), siège social au 11 New Street, St Peter Port, Guernesey GY1 2PF;
Buck Global Deutschland GmBH (numéro de société HRB 18354), siège social à Amtsgericht Aachen HRB;
ACS HR Solutions Nederland BV, siège social à Capelle aan den Ussel, Pays-Bas;
Buck Global LLC, bureau au 485 Lexington Ave., 10^e étage;
Wichtig India HR Services Private Limited (numéro de société U74995KA2018PTC112723), siège social au No. 51, 3^rd Cross, Brindavan L/o Horamavu, Inde;
Services RH Buck Canada Limitée (numéro de société C1185116), Suite 1700, Park Place, 666 Burrard Street, Vancouver, C.-B. V6C 2X8, Canada;
Concert Consulting (UK) Limited (numéro de société 06328949), siège social au 20 Wood Street, London EC2V 7AF.

Selon les services que vous utilisez ou à l’égard desquels vous nous demandez des renseignements, différentes sociétés au sein du groupe Buck peuvent traiter vos données personnelles et en avoir la responsabilité en tant que « responsable du traitement » aux fins de ce règlement. Si vous souhaitez obtenir de plus amples renseignements au sujet du « responsable du traitement » des données personnelles vous concernant, veuillez communiquer avec nous à l’aide des coordonnées indiquées ci-dessous.

Nous joindre

Vous pouvez communiquer avec nous à l’aide des coordonnées indiquées ci-dessous pour toute question que vous pourriez avoir concernant la présente politique de confidentialité ou les données personnelles vous concernant, ou pour exercer l’un de vos droits prévus dans cette politique de confidentialité ou en vertu des lois sur la protection des données.

Vous pouvez communiquer avec nous des façons suivantes :

É.-U. – talktous@buck.com

R.-U. – talktouk@buck.com

Canada – talktocanada@buck.com

Principes de protection des données

Lorsqu’elle traite vos données personnelles en tant que responsable du traitement, Buck adhère aux principes suivants :

Licéité, loyauté et transparence – les données doivent être traitées de manière licite, loyale et transparente.
Limitation des finalités – les données doivent être collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne pas être traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités.
Minimisation des données – les données doivent être adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Exactitude – les données doivent être exactes et, si nécessaire, tenues à jour.
Limitation de la conservation – les données doivent être conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Intégrité et confidentialité – les données doivent être traitées de façon à garantir une sécurité appropriée des données à caractère personnel, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle, à l’aide de mesures techniques ou organisationnelles appropriées.

La présente politique de confidentialité énonce les données personnelles que nous recueillons et explique comment nous respectons ces principes.

Données personnelles que nous recueillons

Nous pouvons recueillir, utiliser, conserver et transférer différents types de données personnelles vous concernant comme suit :

Données d’identité – le prénom, le nom de famille, le nom d’utilisateur ou un identificateur similaire, le titre, la date de naissance et le sexe.
Coordonnées – l’adresse de facturation, l’adresse personnelle, l’adresse électronique et les numéros de téléphone.
Données de marketing et de communication – vos préférences quant à la réception de documents de marketing de notre part ainsi qu’en matière de communication.
Données d’utilisation – des renseignements sur la façon dont vous utilisez notre site Web, nos produits et nos services.
Données techniques – l’adresse du protocole Internet (IP), vos données de connexion, le type et la version de votre navigateur, le réglage du fuseau horaire et l’emplacement, les types et les versions de module externe de navigation, le système d’exploitation et la plateforme et toute autre technologie sur les appareils que vous utilisez pour accéder à ce site Web.

Données agrégées

Nous recueillons, utilisons et communiquons également des « données agrégées » telles que des données statistiques ou démographiques à quelque fin que ce soit. Les données agrégées peuvent être dérivées de vos données personnelles, mais elles ne sont pas considérées comme des données personnelles, car elles ne révéleront directement ou indirectement votre identité. Par exemple, nous pouvons agréger vos données d’utilisation pour calculer le pourcentage d’utilisateurs accédant à une fonctionnalité particulière du site Web. Toutefois, si nous combinons ou connectons des données agrégées avec vos données personnelles afin qu’elles puissent directement ou indirectement vous identifier, nous traitons les données combinées comme des données personnelles qui seront utilisées conformément à la présente politique de confidentialité.

Catégories particulières de données personnelles

Nous ne recueillons pas de « catégories particulières de données personnelles » vous concernant (notamment des données sur votre origine raciale ou ethnique, vos convictions religieuses ou philosophiques, votre vie sexuelle, votre orientation sexuelle, vos opinions politiques, votre appartenance syndicale, des données concernant votre santé ainsi que des données génétiques et biométriques). Nous ne recueillons pas non plus des données sur les condamnations pénales et les infractions.

Enfants

Ce site Web n’est pas destiné aux enfants de moins de 16 ans, et nous ne recueillons pas sciemment des données concernant les enfants de moins de 16 ans.

Comment nous recueillons vos données personnelles

Nous utilisons différentes méthodes afin de recueillir des données à votre sujet, y compris les suivantes :

Interactions directes. Vous pouvez nous communiquer votre identité et vos coordonnées en remplissant un formulaire sur ce site Web ou en communiquant avec nous par courrier, téléphone, courriel ou autrement. Cela inclut les données personnelles que vous fournissez lorsque vous demandez à ce que nous vous envoyions des documents de marketing, que vous nous faites part de vos commentaires ou que vous communiquez avec nous.
Lorsque vous interagissez avec notre site Web, nous recueillons automatiquement des données techniques sur votre équipement ainsi que vos activités et vos habitudes de navigation. Nous recueillons ces données personnelles en utilisant des témoins et des technologies similaires.
Tiers ou sources accessibles au public. Nous recevrons des données personnelles vous concernant de diverses sources publiques telles que le site Web de votre société et LinkedIn.

Comment nous utilisons vos données personnelles

Buck n’utilisera vos données personnelles que si elle a une base juridique pour le faire. Les fins pour lesquelles nous utilisons et traitons vos données personnelles et la base juridique sur laquelle nous effectuons chaque type de traitement sont expliquées dans le tableau ci-dessous.

Fins pour lesquelles nous traitons les données personnelles	Base juridique du traitement des données personnelles
Pour nous acquitter de nos obligations découlant de tout contrat conclu avec vous (ou votre employeur) et pour vous fournir (ou fournir à votre employeur) des produits et des services.	Il nous est nécessaire de traiter vos données personnelles de cette manière afin de conclure un contrat avec vous (ou votre employeur) et de remplir nos obligations contractuelles envers vous (ou votre employeur).
Pour vous fournir les données personnelles et les documents que vous nous demandez. Pour vous tenir au courant des produits et des services que nous offrons.	Il est dans notre intérêt légitime de répondre à vos questions et de fournir les données personnelles et les documents demandés afin de générer et de développer des activités commerciales. Afin d’assurer un service efficace, nous considérons que cette utilisation est proportionnée et qu’elle ne vous portera pas préjudice ni ne vous nuira.
Pour personnaliser nos services et ce site Web à votre intention, et pour améliorer ce site.	Il est dans notre intérêt légitime d’améliorer nos services et votre expérience sur notre site Web. Nous considérons que cette utilisation est proportionnée et qu’elle ne vous portera pas préjudice ni ne vous nuira.

En général, nous ne comptons pas sur le consentement comme base juridique pour traiter les données personnelles vous concernant, bien que nous puissions avoir besoin de votre consentement avant de vous envoyer des communications de marketing direct par courriel ou par message texte. Lorsque vous donnez votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment et sans frais, mais sans nuire à la licéité du traitement fondé sur le consentement avant son retrait. Vous pouvez mettre à jour les renseignements vous concernant ou modifier vos préférences en matière de confidentialité en communiquant avec nous de la façon indiquée à la rubrique « Nous joindre » ci-dessus.

Marketing

Nous nous efforçons de vous fournir des choix concernant certaines utilisations de vos données personnelles, en particulier en matière de marketing et de publicité.

Offres promotionnelles de notre part

Nous pouvons utiliser vos coordonnées, vos données techniques ainsi que vos données d’identité, d’utilisation et de profil pour nous faire une idée de ce que vous pourriez vouloir ou de ce dont vous pourriez avoir besoin, ou de ce qui pourrait vous intéresser. C’est ainsi que nous décidons quels produits, services et offres peuvent vous être utiles (nous appelons cela du marketing).

Vous recevrez des communications marketing de notre part si vous nous avez demandé des renseignements ou si vous avez acheté des biens ou des services de notre part et que vous n’avez pas choisi de ne pas recevoir ces communications marketing.

Marketing par des tiers

Avant de communiquer vos données personnelles à un tiers à des fins de marketing, nous obtiendrons votre consentement exprès.

Option de renonciation

Vous pouvez, à tout moment, nous demander ou demander à des tiers de cesser de vous envoyer des messages marketing.

Si vous choisissez de ne pas recevoir ces messages marketing, cette option ne s’appliquera pas aux données personnelles qui nous sont fournies à la suite de la prestation d’un service que nous fournissons en vertu d’une entente intervenue avec vous ou votre employeur.

Changement dans l’utilisation de vos données personnelles

Buck n’utilisera vos données personnelles qu’aux fins pour lesquelles elle les a recueillies, à moins qu’elle ne considère raisonnablement qu’elle doit les utiliser pour une autre raison et que cette raison est compatible avec la finalité initiale. Si nous devons utiliser vos données personnelles à d’autres fins non liées, nous vous en informerons en temps utile et vous expliquerons la base juridique qui nous permet de le faire.

Veuillez noter que, lorsque la loi l’exige ou le permet, nous pouvons traiter vos données personnelles sans vous prévenir ou sans votre consentement.

Si vous ne fournissez pas de données personnelles

Lorsque nous devons recueillir des données personnelles en vertu de la loi ou des modalités d’un contrat que nous avons conclu avec vous ou votre employeur et que vous omettez de fournir ces données à la suite d’une demande, nous pourrions être incapables d’exécuter le contrat que nous avons conclu ou tentons de conclure avec vous ou votre employeur (par exemple, pour vous fournir, à vous ou à votre employeur, des biens ou des services). Dans ce cas, il se peut que nous devions annuler un produit ou un service que vous ou votre employeur vous procurez auprès de nous. Toutefois, nous vous en aviserons à ce moment-là si tel est le cas.

Communication de vos données personnelles à des tiers

Buck s’abstiendra de vendre, de louer ou de communiquer par ailleurs vos données personnelles autrement que de la manière énoncée dans la présente politique de confidentialité ou sans avoir obtenu votre consentement préalable.

Nous communiquerons vos données personnelles aux sociétés du groupe Buck dans la mesure nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels elles ont été fournies ou recueillies.

Les données personnelles seront également communiquées à nos fournisseurs de services et nos partenaires commerciaux tiers qui nous assistent dans le cadre de l’exploitation de ce site Web et de nos services, y compris les fournisseurs d’hébergement et de services de messagerie. Nos fournisseurs de services et partenaires commerciaux tiers sont soumis à des obligations de sécurité et de confidentialité et ne sont autorisés à traiter vos données personnelles qu’à des fins précises et conformément à nos directives.

En outre, Buck peut communiquer vos données personnelles :

à nos conseillers professionnels, notamment des avocats, des vérificateurs et des compagnies d’assurance;
dans le cas où nous vendrions ou achèterions une entreprise ou des actifs, auquel cas nous pourrions communiquer vos données personnelles au vendeur ou à l’acheteur éventuel de cette entreprise ou de ces actifs;
si la totalité ou la quasi-totalité des actifs de Buck est acquise par un tiers, auquel cas les données personnelles qu’elle détient sur ses clients feront partie des actifs transférés;
si nous sommes dans l’obligation de divulguer ou de communiquer vos données personnelles afin de nous conformer à une obligation légale ou réglementaire;
si cela est nécessaire pour protéger les intérêts vitaux d’une personne;
pour faire respecter ou appliquer nos conditions générales ou pour établir, exercer ou défendre les droits de Buck, de notre personnel, de nos clients ou d’autres personnes.

Transferts internationaux

Pour vous fournir des services, il est nécessaire que nous transférions vos données personnelles en dehors de l’Espace économique européen (l’« EEE ») aux sociétés de notre groupe et à nos fournisseurs de services et partenaires commerciaux situés à l’extérieur de l’EEE. Cela comprend le Canada, l’Inde et les États-Unis.

Chaque fois que nous transférons vos données personnelles en dehors de l’EEE, nous faisons en sorte qu’elles bénéficient d’un niveau de protection similaire en veillant à ce qu’au moins l’une des garanties ci-après soit mise en œuvre.

Nous ne transférerons vos données personnelles qu’aux pays qui, selon la Commission européenne, assurent un niveau de protection adéquat des données personnelles. Ces pays comprennent le Canada.

Lorsque nous avons recours à des fournisseurs de services, nous pouvons utiliser des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne qui accordent aux données personnelles la même protection que celle accordée en Europe.

Si vous souhaitez obtenir de plus amples renseignements sur le mécanisme précis que nous utilisons lors du transfert de vos données personnelles en dehors de l’EEE, veuillez communiquer avec nous à l’aide des coordonnées indiquées ci-dessus.

Sécurité de vos données personnelles

Buck applique des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles en ligne et hors ligne contre toute utilisation, perte, altération ou destruction non autorisée. Nous appliquons des mesures de sécurité physiques et procédurales conformes aux normes du secteur pour protéger les données personnelles du point de collecte jusqu’au point de destruction.

Seuls le personnel autorisé et les fournisseurs de services tiers sont autorisés à accéder aux données personnelles, et cet accès est limité aux fins nécessaires. Lorsque le traitement des données est effectué pour notre compte par un tiers, nous prenons des mesures pour nous assurer que des mesures de sécurité appropriées sont en place afin d’empêcher la communication non autorisée des données personnelles.

Toutefois, malgré ces précautions, Buck ne peut garantir la sécurité des données personnelles transmises sur Internet ou que des personnes non autorisées n’auront pas accès aux données personnelles.

Buck a mis en place des procédures en vue de traiter toute atteinte présumée à la protection des données et, si la loi l’exige, elle vous informera, vous et tout organisme de réglementation compétent, d’une telle atteinte.

Si vous avez des questions concernant la sécurité sur notre site Web, vous pouvez communiquer avec nous de la façon indiquée à la rubrique « Nous joindre » ci-dessus.

Période durant laquelle nous conservons vos données personnelles

Nous ne conserverons vos données personnelles qu’aussi longtemps qu’il est raisonnablement nécessaire de le faire afin d’atteindre les objectifs pour lesquels nous les avons recueillies, y compris pour satisfaire à toute exigence légale, réglementaire, fiscale, comptable ou de déclaration. Nous pouvons conserver vos données personnelles pendant une période plus longue en cas de plainte ou si nous avons des motifs raisonnables de croire qu’il existe une possibilité de litige en ce qui concerne notre relation avec vous.

Pour déterminer la période de conservation appropriée des données personnelles, nous prenons en considération la quantité, la nature et la sensibilité des données personnelles, le risque potentiel de préjudice résultant d’une utilisation ou d’une communication non autorisée de vos données personnelles, les fins pour lesquelles nous traitons vos données personnelles et si nous pouvons atteindre ces fins par d’autres moyens, ainsi que les exigences légales, réglementaires, fiscales, comptables ou autres applicables.

Les critères que nous appliquons pour conserver les différents types de données personnelles sont notamment les suivants :

Questions d’ordre général – lorsque vous faites une demande de renseignements ou que vous communiquez avec nous par courriel ou par téléphone, nous conservons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour répondre à vos questions.
Marketing direct – lorsque vos données personnelles sont dans notre base de données à des fins de marketing direct, nous les conservons à moins que nous n’ayons pas été ultérieurement en communication active avec vous.
Exigences légales et réglementaires – il se peut que nous ayons besoin de conserver des données personnelles si cela est nécessaire pour nous conformer à nos obligations juridiques, résoudre des différends ou faire respecter nos conditions générales.

Dans certains cas, nous anonymiserons vos données personnelles (afin qu’elles ne puissent plus vous être associées) à des fins de recherche ou de statistiques, auquel cas nous pourrons utiliser ces données indéfiniment et sans vous remettre de préavis.

Vos droits

Accès à vos données personnelles et mise à jour de celles-ci

Vous avez le droit d’accéder aux renseignements que nous détenons à votre sujet (la « demande d’accès de la personne concernée »).

Vous pouvez également avoir le droit de recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré et couramment utilisé afin qu’elles puissent être transférées à un autre responsable du traitement (la « portabilité des données »). Le droit à la portabilité des données ne s’applique que lorsque vos données personnelles sont traitées par nous avec votre consentement ou pour l’exécution d’un contrat et lorsque le traitement est effectué par des moyens automatisés.

Nous voulons nous assurer que vos données personnelles sont exactes et à jour. Vous pouvez nous demander de corriger ou de supprimer des renseignements que vous croyez inexacts. Si vos données personnelles changent au cours de votre relation avec nous, veuillez nous en informer.

Droit d’opposition

Marketing direct

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement, par nous, de vos données personnelles à des fins de marketing direct.

Traitement de vos données personnelles en fonction de nos intérêts légitimes

Vous avez également, pour des motifs liés à votre situation particulière, le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos renseignements personnels fondé sur nos intérêts légitimes. Si vous vous y opposez pour de tels motifs, nous ne traiterons plus vos renseignements personnels à moins que nous ne puissions démontrer qu’il existe des motifs légitimes et impérieux justifiant le traitement qui l’emportent sur vos intérêts, vos droits et vos libertés ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits juridiques.

Vos autres droits

Vous avez également, en vertu des lois sur la protection des données, les droits indiqués ci-après de nous demander de rectifier vos données personnelles inexactes ou incomplètes.

Dans certaines circonstances, vous avez le droit de :

demander l’effacement de vos données personnelles; cela vous permet de nous demander de supprimer ou de retirer des données personnelles lorsqu’il n’existe aucune raison valable pour nous de continuer à les traiter (le « droit à l’oubli »);
limiter le traitement de vos données personnelles au traitement dans certaines circonstances.

Veuillez noter que les droits ci-dessus ne sont pas absolus et que nous pouvons être autorisés à refuser des demandes, en tout ou en partie, lorsque les exceptions prévues par les lois applicables s’appliquent.

Par exemple, nous pouvons refuser une demande d’effacement de données personnelles lorsque le traitement est nécessaire pour nous conformer à une obligation juridique ou pour constater, exercer ou défendre des droits juridiques. Nous pouvons refuser de donner suite à une demande de restriction si elle est manifestement non fondée ou excessive.

Exercice de vos droits

Vous pouvez exercer vos droits prévus par la présente politique de confidentialité et dans les lois sur la protection des données en communiquant avec nous de la façon indiquée à la rubrique « Nous joindre » ci-dessus.

À l’exception de ce qui est énoncé dans la présente politique de confidentialité ou prévu par les lois sur la protection des données, vous pouvez exercer vos droits juridiques sans frais. Toutefois, si vos demandes sont manifestement non fondées ou excessives, notamment en raison de leur caractère répétitif, nous pouvons : a) exiger des frais raisonnables, compte tenu des coûts administratifs liés à la communication des renseignements ou à la prise des mesures demandées ou b) refuser de donner suite à la demande.

Si nous avons des doutes raisonnables quant à l’identité de la personne qui fait la demande, nous pouvons demander des renseignements supplémentaires nécessaires pour confirmer son identité. Il s’agit d’une mesure de sécurité visant à garantir que les données personnelles ne sont pas communiquées à des personnes n’ayant pas le droit de les recevoir. Nous pouvons également vous demander de plus amples renseignements concernant votre demande afin d’accélérer notre réponse.

Nous essayons de répondre à toutes les demandes légitimes dans un délai d’un mois. Occasionnellement, cela peut nous prendre plus d’un mois si votre demande est particulièrement complexe ou si vous avez fait plusieurs demandes. Dans ce cas, nous vous en aviserons et vous tiendrons au courant.

Liens

Le présent site Web peut contenir des liens vers et depuis les sites Web de nos partenaires commerciaux, nos annonceurs et nos sociétés affiliées. Veuillez noter que ces sites Web ont leurs propres politiques de confidentialité et que, si vous suivez un lien vers l’un de ceux-ci, Buck n’accepte aucune responsabilité à l’égard de ces politiques. Veuillez consulter ces politiques avant de soumettre des renseignements personnels sur ces sites Web.

Plaintes

Si vous avez des questions ou des plaintes concernant notre politique ou nos pratiques de confidentialité, veuillez communiquer avec nous de la façon indiquée à la rubrique « Nous joindre» ci-dessus.

Si vous êtes établi dans l’EEE, vous avez également le droit de porter plainte auprès de l’autorité de surveillance compétente de l’EEE. Au Royaume-Uni, il s’agit de l’Information Commissioner’s Office (l’« ICO ») (https://ico.org.uk/).

Nous vous serions toutefois reconnaissants de bien vouloir nous faire part de vos préoccupations avant de vous adresser à l’ICO, alors n’hésitez pas à communiquer avec nous dans un premier temps.

Modifications apportées à notre politique de confidentialité

Buck se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité. Les modifications apportées seront affichées sur cette page avec la date de révision à jour. Si nous apportons des modifications importantes à la présente politique de confidentialité, nous vous en aviserons par courriel ou au moyen d’un avis bien en vue sur ce site Web avant que les modifications n’entrent en vigueur.

Mise à jour et entrée en vigueur le 2 novembre 2018