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État de préparation face à la COVID-19 : considérations pour les employeurs

État de préparation face à la COVID-19 : considérations pour les employeurs

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Les gouvernements et les responsables de la santé publique ont intensifié les mesures visant à contenir la propagation du virus, déclaré pandémie mondiale par l’Organisation mondiale de la santé.

Les employeurs réagissent rapidement en prenant des mesures pour protéger la santé de leurs employés, assurer la continuité des activités, s’adapter à la réduction de la demande des clients et minimiser les perturbations et les conséquences financières de la pandémie sur leurs entreprises.

La probabilité de vagues ultérieures de la pandémie ou d’une mutation imprévisible du virus renforce l’importance de la planification des mesures d’urgence pour les employeurs. La pandémie et l’impact en aval des mesures de santé publique ont poussé de nombreux employeurs à se démener pour réduire les répercussions sur la santé physique et émotionnelle, ainsi que sur la productivité.

La plupart d’entre nous connaissent maintenant les mesures que tous doivent prendre pour prévenir ou contenir le virus : se laver les mains, éviter les grands rassemblements, rester à la maison lorsqu’on est malade, travailler à domicile si possible, etc. Mais quelles mesures les organisations devraient-elles prendre pour faire face aux conséquences sur les politiques des employés, les prestations de santé et les facteurs de stress financier?

Voici quelques considérations essentielles pour les employeurs concernant les avantages sociaux, les politiques de congé et les exigences réglementaires, ainsi que quelques ressources fédérales et provinciales.

Considérations relatives aux prestations de santé

Informez les administrateurs de votre régime (médical, dentaire, invalidité et PAE) de votre protocole COVID-19 et comprenez ce qu’ils font pour se préparer :

  • Quels sont leurs plans pour la préparation et la continuité des unités d’affaires (en particulier les services aux participants)?
  • Quel est l’état de préparation des centres de services aux participants et des programmes de défense des intérêts pour répondre aux demandes et aux préoccupations des participants?
  • Dans quelle mesure les centres de services aux fournisseurs et les groupes contractuels du réseau peuvent-ils répondre aux demandes et aux préoccupations des fournisseurs?
  • Quelle aide apporteront-ils pour promouvoir de manière appropriée les visites virtuelles en matière de soins?
  • Quel est le plan d’urgence de la pharmacie spécialisée pour surveiller et éviter les perturbations liées au risque associé à la chaîne d’approvisionnement mondiale?
  • Quel est l’état de préparation des centres de services aux participants et des programmes de défense des intérêts pour répondre aux demandes et aux préoccupations des participants?
  • Qu’a mis en place votre PAE pour soutenir les employés et leur famille (stress émotionnel, garde d’enfants si les écoles sont fermées, services de concierge comme les livraisons en cas de quarantaine, etc.)?

Considérations relatives à l’invalidité de courte durée

Pour les employeurs ayant des programmes d’invalidité de courte durée (ICD) autoassurés, informez votre administrateur de régime du protocole COVID-19 privilégié; soyez au courant de leurs réflexions. Si une personne doit être mise en quarantaine en raison de la législation locale, mais qu’elle n’est pas symptomatique, voulez-vous que l’assureur, en tant qu’administrateur de votre régime, approuve les demandes d’indemnisation pour ICD?

Si une personne travaille dans une zone où les bureaux devraient fermer en raison d’un ordre provenant des agences de santé publique, de la propagation de la maladie ou même d’une réduction de la demande des clients, voulez-vous que l’assureur, en tant qu’administrateur de votre régime, approuve les demandes d’indemnisation pour ICD?

En règle générale, sans aucune indication différente sur la manière dont vous souhaitez voir ces demandes traitées, l’assureur n’approuvera généralement que les demandes relatives à l’ICD dont les symptômes sont basés sur des tests vérifiables ou des documents médicaux.

Le moment est venu de revoir et de mettre à jour la façon dont vous traitez ces programmes.

Communications

Une communication appropriée peut aider à maintenir le calme tout en garantissant que les employés font ce qui est nécessaire pour l’entreprise et leur bien-être personnel. La situation de COVID-19 est changeante et le restera dans un avenir prévisible. L’utilisation de la technologie peut résoudre de nombreux problèmes de communication :

  • Un site intranet mis à jour régulièrement peut réduire l’afflux de courriels à l’échelle de l’organisation, tout en facilitant les communications pour les dirigeants, les gestionnaires et les employés. Une page consacrée peut également être utilisée pour partager des mises à jour touchant le télétravail et d’autres politiques de travail flexible, au besoin. Une adresse électronique consacrée peut être utilisée pour s’assurer que toutes les questions des employés sont transmises aux personnes appropriées et que les réponses les plus précises et les plus récentes sont fournies.
  • Des solutions créatives telles que les messages textes peuvent être mobilisées rapidement pour permettre l’envoi rapide de messages guidant les employés vers de nouvelles informations importantes, ou contribuant à la continuité des activités.

Des informations sur le statut des cas de COVID-19 au Canada, ainsi que des informations sur les tests, les mesures préventives et les conseils aux voyageurs, sont disponibles sur le site sur la pandémie de COVID-19 du gouvernement du Canada. Comme les exigences en matière de quarantaine, de fermeture d’entreprises, etc. varient actuellement selon les provinces, les ressources suivantes doivent également être consultées au besoin :

Politiques de télétravail

Bien que le télétravail soit l’un des meilleurs moyens d’appliquer la distanciation sociale et d’aider à contenir la propagation du virus, les employeurs doivent être conscients que les fermetures d’écoles peuvent avoir un impact sur la productivité individuelle. Les parents qui travaillent à la maison devront s’occuper de leurs enfants qui sont aussi à la maison toute la journée et leur enseigner. Une communication bidirectionnelle peut permettre de définir les projets et les tâches qui risquent de déraper en raison des responsabilités supplémentaires des employés qui s’occupent de leurs enfants pendant la journée.

Conseils sur les voyages personnels des employés

Si les employeurs peuvent adopter des politiques concernant les voyages d’affaires, ils ne peuvent généralement pas restreindre les voyages personnels. Ce que les employeurs peuvent faire :

  • Dire aux employés de consulter les avertissements aux voyageurs du gouvernement du Canada avant de voyager.
  • Mettre en place une politique exigeant des employés qu’ils déclarent s’ils ont voyagé ou se rendront dans des zones à haut risque.
  • Exiger que les employés qui reviennent d’un voyage dans une zone à haut risque se mettent en quarantaine ou fournissent une lettre d’autorisation médicale avant de retourner au travail.
  • Conseiller aux employés de vérifier la couverture auprès de l’assureur, car elle ne sera probablement pas disponible pour la maladie COVID-19 ou les quarantaines.

Ce que nous pouvons faire pour aider

Nous nous engageons à aider les organisations à évaluer et à gérer les conséquences de la pandémie sur les congés et les politiques en matière de ressources humaines, sur les régimes de soins de santé et leurs coûts, sur les stratégies d’investissement et sur les communications avec les employés. Il existe des mesures proactives que vous pouvez prendre pour tenir vos employés et les autres intervenants informés, ainsi que leur donner les moyens d’agir. Pour en savoir plus, contactez votre directeur de comptes ou contactez-nous à talktous@buck.com.

Les renseignements contenus dans cet article sont fournis à titre d’information uniquement et ne sont pas destinés à répondre à tous vos besoins. Bien que nous nous efforcions d’en maintenir l’exactitude, nous ne pouvons pas la garantir; nous n’acceptons aucune responsabilité pour toute perte ou tout dommage pouvant résulter de l’utilisation ou de la confiance accordée à ces informations.